Adressenliste (Strg+F7)

Aus Mauve System3 Handbuch

Einleitung

Die Adressenliste dient nicht nur zum Anzeigen bzw. Ausdrucken aller bzw. einiger Adressen, sondern auch zum Exportieren von Adressen. Um dem Adressendiebstahl vorzubeugen, wurde diese Funktion daher mit einem eigenen Recht versehen. Zur Ausgabe der Adressenliste benötigen Sie das Recht Adressenliste ausgeben.

Die Funktion wird im Hauptmenü unter Auswertung/Adressen/Adressenliste aufgerufen.

Nachfolgend wird beschrieben, wie die Adressenliste ausgegeben wird und wie die Adressenliste mit Hilfe von eigenen Druckvorlagen angepasst werden kann.

Die Adressdaten können vor der Ausgabe gefiltert werden:

• Folgende Kommunikationen ausgeben
  Hier legen Sie fest, welche Kommunikationen auf der Liste ausgegeben werden sollen.
  Für jede Kommunikation wird der Liste eine Zeile hinzugefügt, d.h., dass ein Kunde mit beispielsweise zwei E-Mail-Adressen zweimal auf der Liste erscheint.
  Wählen Sie die Option Ohne an, wenn auch Personen ausgeben werden sollen, denen keine Kommunikation hinterlegt wurde.

Hinweis: Die Standard-eMail-Adresse zählt nicht zu den Kommunikationen, die Sie unter [Optionen] auswählen können. Wenn Sie auch Datensätze mit Standard-eMail-Adresse ausgeben wollen, haken Sie die Option [Ohne] an und wählen den Datensatz [eMail-Adresse] im Berichtsdesigner aus.

• Folgende Kundenkategorien ausgeben
  Hier legen Sie fest, welche Kundenkategorien auf der Liste ausgegeben werden sollen.
• Nur Adressen aus diesem Land ausgeben
  Die Liste auf Adressen aus einem bestimmten Land beschränken.
• Nur Adressen mit Innendienstmitarbeiter
  Die Liste auf Adressen mit einem bestimmten Innendienstmitarbeiter einschränken.
• Personen mit Mailingsperre ausschließen
  Personen mit Mailingsperre nicht auf der Liste ausgeben.
• Personen mit Liefersperre ausschließen
  Personen mit Lieferperre nicht auf der Liste ausgeben.
• Nur Hauptadressen ausgeben
  Nur die (eine) Hauptadresse ausgeben, keine Lieferadressen, etc.
• Nur Personen mit Letztkaufdatum nach
  Nur Personen ausgeben, die nach dem angegebenen Datum etwas gekauft haben
• Nur Adressen von Käufern folgender Artikel
  Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur Personen, die bestimmte Artikel gekauft haben, ausgeben wollen. Um Artikel auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste und wählen Hinzufügen aus. Es öffnet sich der Dialog für die Jokersuche und es können Artikel in die Liste aufgenommen werden.
  Wenn Sie mehrere Artikel hinzufügen, werden alle Personen ausgegeben, die mindestens einen dieser Artikel gekauft haben.
• Nur Adressen von Käufern von Artikeln aus folgenden Warengruppen
  Es werden nur Personen ausgegeben, die in einer der angekreuzten Warengruppen gekauft haben
• Nur Artikel, welche in diesem Zeitraum gekauft wurden, berücksichtigen
  Ist eine der beiden vorhergehenden Optionen angekreuzt, können Sie hier bestimmen, ob der Artikel- oder Warengruppenfilter sich auf alle Käufe oder nur auf Käufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums beziehen soll

Weitere Filter können in eigenen Druckvorlagen definiert werden. Beachten Sie dazu bitte das nachfolgende Walkthrough zur Erstellung einer eigenen Druckvorlage.

Erstellen einer eigenen Druckvorlage

In diesem Abschnitt wird das Erstellen einer eigenen Druckvorlage mit Hilfe des Berichtsassistenten des Designers erläutert.

Info: Auch wenn Sie mit einer eigenen Druckvorlage arbeiten, bleiben trotzdem die "Optionen" der Adressenfilterung wirksam!

Zum Erstellen einer eigenen Druckvorlage klicken Sie den Button Vorlage erstellen an. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Klicken Sie Neues Template erstellen um den Designer zu öffnen.

Der Designer wird geöffnet und es erscheint ein Fenster zum Erstellen eines neuen Berichts. Wählen Sie Berichtsassistent und Standardbericht und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. Der Berichtsassistent erscheint.

Wählen Sie Adressenliste als Datenquelle und klicken auf Weiter.

Wählen Sie jetzt die Spalten aus, die in Ihrem Bericht erscheinen sollen und klicken auf Weiter.

Bringen Sie jetzt die Spalten des Berichts in die gewünschte Reihenfolge und klicken auf Weiter.

Wählen Sie jetzt die Spalte(n), nach denen die Liste sortiert werden soll, aus.

Im nächsten Schritt können Sie Filter definieren. Klicken Sie dazu auf Filter hinzufügen. In unserem Beispiel wollen wir nur Adressen ausgeben, deren Postleitzahlen mit einer vier beginnen. Es können beliebig viele Filter definiert werden (auch auf Spalten, die nicht im Bericht erscheinen). Mit einem Klick auf Weiter gelangen Sie zur Auswahl der Spalten, nach denen gruppiert werden soll.

In unserem Beispiel erstellen wir keine Gruppierung. Klicken Sie auf Weiter

Hier können Sie festlegen, auf welche Spalte(n) eine Funktion angewendet werden soll. Dies wollen wir hier nicht tun, und klicken auf Weiter.

Im letzten Schritt können Sie festlegen, welches Format die Liste haben soll und welche Einheit für Maße verwendet werden soll. Die Einstellung Sprache ist für uns nicht relevant. Klicken Sie auf Fertig und der Bericht erscheint.

Der fertige Bericht.

Über das Menü Datei/Bericht speichern oder durch Drücken von Strg+S können Sie den Bericht speichern. Geben Sie einen Namen ein, und klicken auf Speichern. Danach können Sie den Designer schließen. Es erscheint wieder der Dialog zur Verwaltung von Druckvorlagen, den Sie bitte schließen. Sie befinden sich jetzt wieder im Adressenliste-Dialog. Um den Bericht mit der neuen Vorlage auszugeben, wählen Sie Option Eigene Druckvorlage verwenden. Die ComboBox wird freigeschaltet und es kann eine Druckvorlage ausgewählt werden. Klicken Sie auf OK und der Vorschau-Dialog erscheint. Um den Bericht zu exportieren, klicken Sie das im Bild markierte Icon an und wählen das Exportformat.