M-MT940
Aus Mauve System3 Handbuch
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Einführung
Dieses optionale Modul dient zum automatischen Zuweisen von Zahlungen zu Buchungen. Hauptsächlich werden damit Zahlungseingänge offenen Rechnungen zum Ausbuchen von Forderungen zugewiesen. Grundlage ist eine Datei im Format MT-940, welche von Ihrem Bankprogramm bereitgestellt wird und den aktuellen Kontoauszug Ihres Bankkontos enthält. Das Format MT940 ist ein sogenanntes SWIFT Format. Dieses internationale Format wird speziell Firmenkunden angeboten.
Die Funktion in Mauve System3 durchsucht in der MT940-Datei die Verwendungszwecke der Transaktionen nach Auftrags- bzw. Belegnummern und vergleicht den Betrag der Transaktion mit dem Betrag der gefundenen Rechnung.
Zudem können "Kontoauszüge" von Paypal abgerufen und ebenfalls zugeordnet werden.
Voraussetzungen
Damit Sie Ihre Kontoauszüge automatisiert einlesen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Banktechnisch
- Ihre Online-Banking-Software muss MT940-Dateien exportieren können.
Anwendungstechnisch
- Das Modul muss freigeschaltet sein,
- Ihnen muss das Recht (siehe Benutzerverwaltung) zum Ausführen der M-MT940-Funktion vom Administrator eingeräumt worden sein.
Optionen einstellen
Parsing - Suchmuster
Hier wird ein spezieller Ausdruck für die Suche von Werten in den Verwendungszwecken eingetragen. Diese Funktion sollten Sie nur nutzen, wenn sichergestellt ist, dass der Verwendungszweck stets in der gleichen Form vorliegt.
Paypal-Kontoauszug
Tragen Sie hier ihre Paypal-API-Logindaten ein (nicht Logindaten). Diese finden Sie in Ihren Profil-Einstellungen.
Zuordnung
Hier finden Sie Optionen für die automatische Suche. Sofern Ihre Kunden die Beleg-Nr. (xxxx-B) im Verwendungszweck angeben, haken Sie bitte die erste Option (Suche nach Beleg-Nr ...) an.
Die zweite Option sollten Sie nur nach Rücksprache mit dem Support verwenden.
Die dritte Option können Sie parallel zur ersten verwenden, wenn Ihre Kunden Vorauskasse aufgrund von Shop-Bestellungen leisten.
Verarbeitung
- Belegtyp wandeln definiert, ob ein ausgebuchter Beleg automatisch gewandelt werden soll.
- Wandeln von ist dabei der Typ des ursprünglichen Belegs, und
- Wandeln zu der Typ, in den gewandelt wird.
Abweichung
Gibt an, wie groß die Differenz zwischen Überweisungsbetrag und Rechnungsbetrag sein darf, um eine automatische Wandlung des Belegtyps vorzunehmen. Diese kann in Prozent oder Euro angegeben werden.
Kontoauszug einlesen
Über Zahlung / M-MT940 / Kontoauszug einlesen wird der Einlesevorgang gestartet. Dabei öffnet Mauve System3 einen Explorer-Dialog, mit dem Sie die Kontoauszugsdatei auswählen können
Nach Auswahl der gewünschten MT940-Datei werden die darin enthaltenen Verwendungszwecke durchsucht und vorhandenen Belegen zugeordnet. Das Ergebnis wird in zwei Listboxen präsentiert:
- In der oberen Listbox werden die Zahlungen aufgelistet, zu denen kein passender Beleg gefunden wurde.
- In der unteren Listbox sehen Sie die Zahlungen, zu denen ein passender Beleg gefunden wurde.
Beim Verarbeiten werden ausschließlich diese Zahlungen den Belegen zugeordnet. Da nun nicht auszuschließen ist, dass es zu einer falschen Zuweisung kommt, können Sie durch Anklicken mit der rechten Maustaste oder durch einen Doppelklick manuell Zuweisungen vornehmen bzw. rückgängig machen.
Wenn zwischen dem offenen Betrag und der eingegangenen Zahlung eine Differenz besteht, haben Sie die Möglichkeit, diese Differenz komplett auszubuchen. Dazu dient die letzte Spalte im Dialog. Wählen Sie dort das gewünschte Finanzkonto, gegen das die Differenz verbucht werden soll, oder wählen Sie "Skonto". Bei dieser Auswahl wird die Differenz automatisch auf die hinterlegten Skontokonten aufgeteilt.
Wählen Sie abschliessend das Finanzkonto und die Schaltfläche Verarbeiten.
Paypal-Kontoauszug einlesen
Zahlungen ausbuchen
Die Zahlungen in der unteren Listbox werden beim Anklicken des Buttons Verarbeiten den Belegen zugewiesen. Dabei legt Mauve System3 unter F8 zu jedem gefundenen Beleg eine Zahlung an. Bitte achten Sie darauf, zuvor das passenden Finanzkonto auszuwählen. Nach Abschluss dieses Vorgangs wird ein MT940-Protokoll ausgegeben.
- Siehe auch: Buchhalter
