Anwendungsbeispiele: Belege

Einleitung

Diese Seite des Handbuchs soll Ihnen anschauliche Beispiele für eine Kernfunktion des Mauve System3 bieten: die Verwendung von Belegen unterschiedlichen Typs mit Hilfe der Belegliste. Anhand von Ihnen vertrauten Praxissituationen können Sie dabei leicht die Funktionalität und Bedienung erlernen. Aber auch Beispiele, die nicht Ihrem Geschäftsmodell entsprechen, können Ihnen wertvolles Know-How vermitteln!

Ablauf einer Bestellung

Um eine Bestellung effektiv mit System3 verwalten zu können, müssen Sie sich den Abwicklungsprozess in einer Abfolge von Schritten vorstellen, denen Sie jeweils einen Belegtyp zuweisen können, der dann gleichzeitig und jederzeit einsehbar den derzeitigen Status der Bestellung kennzeichnet. Diesen können Sie auch frei erstellen.

Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, über die Belegliste nur Bestellungen mit bestimmten Kriterien, wie unter anderem Erstellungszeitraum oder Zahlungsstatus, zu finden und zu bearbeiten.

Eine eingegangene Bestellung wäre beispielsweise vom Typ Vorbestellung, würde bei Bezahlung in Typ Rechnung gewandelt, usw.

Fallbeispiele

"Blitzschnell" - Abwicklung nach Bestellung über ein Callcenter

• Ausgangssituation
  • Firma "Blitzschnell" mit Sitz in Essen verkauft über einen Print-Katalog Motorenteile. Zur Firma gehören Buchhaltung, Abwicklung, Versand sowie ein Partner-Callcenter in München.

• Schritt 1
  • Kunde Peter Müller hat sich im Katalog von Firma "Blitzschnell" für einen Satz Zündkerzen entschieden. Er greift zum Hörer und wählt die Nummer der Bestellhotline.

• Schritt 2
  • Im von "Blitzschnell" beauftragten Callcenter nimmt ein Mitarbeiter den Anruf entgegen und beginnt die Auftragserfassung. Er trägt Peter Müllers Stammdaten wie Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Maske Adressen ein und erstellt dann im Bereich Belege der letzten 90 Tage per Hinzufügen einen neuen Beleg.
  • System3 wechselt nun zum Tab Belege (F8). Der Mitarbeiter wählt bei Belegtyp den eigens erstellten Eintrag Auftragserfassung sowie die gewünschte Zahlungs- und Versandart aus. Nun springt er zu Posten (F9) und fügt die gewünschten Zündkerzen hinzu. Er speichert und verabschiedet den Kunden.
  • Bei "Blitzschnell" ruft Mitarbeiterin Christiane Peters über die Belegliste mit Hilfe eines Filters alle Belege vom Typ Auftragserfassung auf. Sie kann diese nun prüfen und wandelt dann über die Aktionen der Belegliste alle Belege in Vorbestellungen (Aktion Belegtyp wandeln in), gleichzeitig versendet sie eine Bestellbestätigung mit Zahlungsdetails aus den Vorlagen über die Aktion E-Mail senden (alternativ kann dieser Schritt manuell für jeden Beleg über das in der Referenzliste Belegtyp-Wandelzuordnung definierte Tastenkürzel Strg-W und den Button "E-Mail" in Posten (F9) geschehen). Peter Müller erhält diese Mail und überweist umgehend.

• Schritt 3
  • Der Betrag wird auf das Konto von "Blitzschnell" gebucht. Der Beleg wird nun entweder automatisch über das Modul M-MT940 oder händisch von Buchhaltungsmitarbeiter Jochen Müntzer mit Hilfe der Beleglistefilter als bezahlt markiert.

• Schritt 4
  • Im Vertrieb von Firma "Blitzschnell" bearbeitet Mitarbeiterin Christiane Peters die Bestellungen. Mit Hilfe eines Filters sucht sie in der Belegliste nach neuen Belegen des Typs Vorbestellung, die von der Buchhaltung bereits als vollständig bezahlt markiert sind. Unter den Ergebnissen befindet sich auch Peter Müllers Bestellung. Sie wandelt nun alle Belege dieser umfangreichen Liste über die Aktionen der Belegliste in Rechnungen. Gleichzeitig werden durch die ausgewählten Aktionen Paketscheine sowie die Belege gedruckt und neue Zündkerzen vom Lieferanten bestellt.

• Schritt 5
  • In der Versandabteilung wird Peter Müllers Bestellung mit Hilfe der gedruckten Belege und Paketscheine nun verpackt und versendet. Kurze Zeit später erhält der Kunde Peter Müller seinen Artikel.

"Harte Ware" - Abwicklung nach Bestellung über einen Webshop

• Ausgangssituation
  • Die Firma "Harte Ware" verkauft über einen Webshop Computerteile. Die Abwicklung wird von Mitarbeiter Martin Holzer durchgeführt.

• Schritt 1
  • Paul Quick landet über einen Eintrag in einer Preissuchmaschine beim "Harte Ware"-Webshop, registriert sich und bestellt den gesuchten Monitor. Er entschliesst sich mit PayPal zu zahlen. Nach Abschluss der Bestellung erhält er eine vom Shopsystem erstellte Bestätigung per E-Mail.

• Schritt 2
  • Über die externe Shop-Schnittstelle können Shop-Bestellungen ins System eingelesen werden und sind dann in der Belegliste als Vorbestellungen vorhanden. Mitarbeiter Martin Holzer führt dies durch und nutzt anschliessend die Belegliste-Filter, um einen aktuellen Überblick zu haben. Der Beleg für Paul Quicks Bestellung ist bereits vom System aufgrund der PayPal-Zahlung als bezahlt markiert worden und kann nun zur Rechnung gewandelt werden. Gleichzeitig werden über die Aktionen der Belegliste Lieferschein und Rechnungsbeleg gedruckt sowie eine Versandbestätigungs-Vorlage per E-Mail gesendet. Ebenso wird automatisch ein weiterer Monitor vom Lieferanten bestellt.

• Schritt 3
  • Mit diesen Ausdrucken stellt Martin Holzer anschliessend das Paket zusammen und versendet es.

"Kraftakt" - Bestellung, Lagerzugang und Bestandsführung

• Ausgangssituation
  • Die Firma "Kraftakt" vertreibt mittels eines Webshops Hanteln und Gewichte. Um ihr Lager aufzustocken, wollen sie beim Hersteller "Muckiman und Söhne" 10 Hanteln Modell X bestellen. Derzeit sind 2 Stück vorhanden und beim Bestand in Artikel (F11) geführt.

• Schritt 1
  • In der Maske Adressen (F7) wählt ein Mitarbeiter über die Adressensuche den Datensatz von "Muckiman und Söhne" und fügt über Strg+H einen Beleg hinzu. Er wählt den Belegtyp Bestellung und fügt in Posten (F9) 10 Hanteln Modell X als Posten hinzu. Anschliessend sendet er den Beleg per E-Mail an "Muckiman und Söhne". In Artikel (F11) erscheint bei Hantel Modell X nun die Zahl 10 im Feld Bestellt.

• Schritt 2
  • "Kraftakt" erhält die Lieferung. Der Mitarbeiter ruft über die Belegliste mittels der Beleglistefilter sämtliche Bestellungen auf und wählt den Beleg für die Hanteln. In Ware / Bestellvorschlag / Bestellung -> Lagerzugang trägt er nun die gelieferte Menge ein und erstellt über Lagerzugang erstellen einen neuen Beleg vom Typ Lagerzugang. Durch die Optionen wird die Bestellung zu Bestellung-Archiv gewandelt und Artikeletiketten für die Hanteln gedruckt.

• Schritt 3
  • In Artikel (F11) wird der Bestand der Hanteln Modell X nun als 12 angegeben (2 Stück waren vor der Bestellung vorhanden), Bestellt sind nun 0.

Verwandte Artikel

Die nachfolgend gelisteten Artikel bieten wichtige weiterführende Informationen zu Ablauf und Konfiguration Ihrer Abwicklung.

Siehe auch:

Erste Schritte

Belegliste

Belege

Belegtypen

Preissuchmaschinen

Zahlungsweisen

Vorlagen

Platzhalter

M-MT940

Referenzlisten

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